Fatturazione elettronica

Cos'è e come mettersi in regola dal 1 gennaio 2019.

Dal 1/1/2019 scatta l'obbligo per la fatturazione elettronica ovvero un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi oneri di stampa, spedizione e conservazione ricavandone un notevole risparmio in termini di tempo e denaro.

Di seguito ti spieghiamo perché è meglio affidarsi a un software gestionale per affrontare la fatturazione elettronica obbligatoria.

Tralasciando diversi aspetti tecnici che complicherebbero ancor di più il discorso, le cose fondamentali che non puoi ignorare possono essere raggruppate nei seguenti argomenti:

1. Compilazione della fattura elettronica
2. Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d'Interscambio
3. Ricezione e registrazione della fattura
4. Conservazione della fattura elettronica

1. Come si compila una fattura elettronica

Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione (se non ne hai uno, il gestionale Danea Easyfatt fa al caso tuo!) oppure se hai bisogno di gestionali personalizzati verifica cosa possiamo fare per te. La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML richiesto.

2. Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite SdI

Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d'Interscambio al destinatario (SdI).

La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale di fatturazione (come Danea Easyfatt di cui siamo rivenditori) oppure a un gestionale personalizzato semplificando l'invio al Sistema e la gestione delle risposte e l'interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:

-    Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.

-    Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l'intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.

-    Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.

3. Per quanto riguarda le fatture ricevute?

Il SdI è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.

A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (anche se è probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia "tradizionale").

4. Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: cosa significa?

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all'originale cartaceo. La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:

•     eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
•     eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
•     abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.

Anche in questo caso un gestionale, come ad es. Danea Easyfatt o un gestionale su misura, è la soluzione migliore che si occupa di tutto il processo dalla firma, invio tramite SdI e conservazione sostitutiva.

Scopri perché è meglio affidarsi a un software gestionale per affrontare la fatturazione elettronica obbligatoria

L'adozione di un software di fatturazione ti semplifica la vita in molti modi. Gestire quasi senza sforzi la fatturazione elettronica è solo uno di molti vantaggi:
a. Risparmio di tempo e denaro: la gestione amministrativa e contabile è spesso una vera e propria voragine di tempo e denaro per le piccole imprese. L'uso di un gestionale permette di risparmiare molti soldi e tempo:

- automatizzando attività di riconciliazione di crediti, solleciti, pagamenti e fatture;

- automatizzando attività di ricerca e la compilazione di documenti: calcoli di imposte, arrotondamenti a norma di legge, ecc...;

- gestendo in maniera automatica la numerazione di fatture, clienti, ddt, prodotti;

- aggiornandosi continuamente alle novità normative e fiscali;

- ricordando ogni scadenza in modo automatico grazie allo scadenzario che si auto-compila e la facilità con cui puoi aggiungere i tuoi promemoria.
b. Avere sotto controllo le tue finanze e farti pagare in tempo:la corretta gestione della fatturazione è il primo passo essenziale per essere pagati in tempo. Questo, assieme ai registri di prima nota e allo scadenziario, ti permettono di avere sempre sott'occhio la salute della tua attività. Inoltre, un gestionale ti può aiutare integrandosi con l'home-banking e con modalità di pagamento come PayPal per gestire ancora più efficientemente la registrazione dei pagamenti.
c. Il commercialista diventa una Vera risorsa: troppo spesso imprese e professionisti pagano il commercialista fior di quattrini per fare il lavoro di un "qualsiasi ragioniere". Non preferiresti sfruttare la competenza e professionalità del tuo commercialista per analizzare la situazione contabile, economica e patrimoniale della tua azienda e avere un quadro sempre aggiornato e completo permettendoti di fare scelte efficaci per la crescita degli affari?
d. Minori costi amministrativi:il costo di gestione di errori e correzioni di fatture, ddt e simili è solitamente sottostimato se non addirittura ignorato. Una fattura errata nel migliore dei casi può farti perdere 20-30 minuti, ma nel peggiore può farti perdere 5-6 ore di lavoro e costarti una salata sanzione da parte dell'amministrazione finanziaria. Usare un gestionale riduce nettamente la possibilità di commettere errori e abbatte tempi e costi amministrativi.
e. Scelte finanziarie più efficaci: a meno che la tua attività non si limiti a poche transazioni e fatture l'anno e rari acquisti, è facile perdere d'occhio e non approfittare di potenziali investimenti vantaggiosi. L'uso di un gestionale ti permette di poter accedere e analizzare enormi quantità di dati in modo rapido e preciso. In ogni momento puoi infatti avere una visione dei flussi di cassa, i dati di vendita di specifici prodotti, la situazione di clienti e fornitori. Tutto in pochi clic!
f. Marketing, analisi e gestione dei clienti di qualità più elevata: sai rispondere con assoluta certezza e precisione alle seguenti domande?

Quali sono i tuoi 3 migliori clienti e i 3 peggiori clienti a seconda di: volume di fatturato, prezzo di ordine medio, tipologia di prodotto venduto, pagamenti?

Sapresti dire su due piedi la situazione precisa di ogni tuo cliente: data ultimo ordine? media di acquisto? ritmo medio di acquisto? situazione crediti debiti? se ha ricevuto solleciti e quanti?

Conosci i tuoi prodotti: quelli con migliore marginalità? le dinamiche di rapporto prezzo di produzione/acquisto e prezzo di vendita sono in contrazione? in quale periodo dell'anno vendi di più lo specifico prodotto e con che variazione sulla media? quando è il momento migliore per un'offerta verso i clienti? hai giacenze che devono essere liberate velocemente?

A tutte queste domande può rispondere il tuo gestionale!